Beratung und Dienstleistung im Zusammenhang mit der Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen.

Scivent übernimmt für Sie die unten aufgeführten Tätigkeiten. Den Umfang des Services bestimmen Sie.

1. Kongress- und Ausstellungsvorbereitung

Ablauf

• Übernahme der Projektleitung
• Erstellung von Zeitplänen
• Ideenfindung für Details der Durchführung eines Events
• Kontrolle der Zeitpläne
• Beratung und Einsitz in Komitees

Finanzierung und Controlling

• Erstellung eines Budgets (Kosten-, Einnahmen- und Gewinnkalkulation)
• Festlegung der Teilnehmer- und Ausstellergebühren
• Sponsoring (Zusammenstellung verschiedener Optionen zum Sponsern eines Events)
• Kontrolle der eingehenden Zahlungen und Rechnungen

Veranstaltungsort, Catering, Hotel

• Finden eines geeigneten Durchführungsortes
• Vertrag mit der Firma bzgl. der Durchführung
• Vertrag mit einem Catering-Unternehmen
• Organisation von Begleitprogrammen
• Einholen von Hotelkontingenten und Übernachtungsmöglichkeiten

Das wissenschaftliche Programm

• Festlegen von Konferenz-Deadlines
• Vorschläge für Inhalt und Themen
• Einladen von Referenten, Festlegung von Kompensationsregelungen
• Abstractverwaltung
• Zusammenstellung des kompletten wissenschaftlichen Programms
• Organisation von Poster Sessions

Marketing, Internet

• Erstellen eines Marketingkonzeptes
• Layout und Produktion von Drucksachen (Announcements, Call for Papers, Preliminary Program, Final Program, Registrationsformulare für Teilnehmer)
• Platzierung und Erstellen von Anzeigen in wissenschaftlichen Journals und Web sites gemäss Budget
• Organisation von Mailings, Pflege von Datenbanken
• Erstellen und Aktualisieren einer Konferenz Website inkl. Online-Registrationsformularen

Sponsoring, Industrieausstellung, Gegengeschäfte

• Aquisition von Sponsoren und Ausstellern
• Layout von Anmeldeunterlagen und Verträgen mit Ausstellern und Sponsoren
• Aushandeln von Gegengeschäften mit Verlagen
• Ausstellungsorganisation

Registration

• Registration von Teilnehmern, Zahlungskontrolle

2. Kongressdurchführung

• Layout und Herstellung des Konferenz-Handbuches (Abstractbuch) mit wissenschaftlichem Programm, Abstracts der Vorträge, Teilnehmer- und Ausstellerlisten, Ausstellungsplan, Ausstellerseminare, Posterpräsentationen, allgemeine Teilnehmerinformationen
• Zusammenstellung aller Registrierungsunterlagen (Konferenztasche, Badges, verschiedene Tickets)
• Einsatzplanung und Kontrolle des Registrationsschalters
• Kontrolle der Onsite-Einnahmen und -Ausgaben
• Kontrolle des Standbaus
• Unterstützung der Aussteller beim Bezug der Stände
• Kontrolle des Caterings (Kaffeepausen, Bankett Dinner, Lunch-Seminare von Aussteller, Cocktails etc.)
• Kontrolle der technischen Installationen in den Vortragssälen
• Hilfestellungen für Redner und Teilnehmer

3. Kongressnachbereitung

• Registration of delegates, control of payments